Wie du ganz einfach Geld und Zeit mit Triggerbedingungen in Microsoft Power Automate sparen kannst

Wie du ganz einfach Geld und Zeit mit Triggerbedingungen in Microsoft Power Automate sparen kannst

Du wirst dich bestimmt jetzt wundern, aber Microsoft Power Automate kennt tatsächlich Grenzen. 😊 In diesem Blogartikel werden wir uns mit den Trigger-Grenzwerten etwas genauer beschäftigen. 

Übersicht

Was sind Trigger?

Es ist eigentlich ganz einfach. Ein Trigger startet einen Flow in Power Automate.

Es muss immer etwas passieren, damit du mit einem Flow auf dieses Ereignis reagieren kannst. Es kann ein neuer Eintrag in einer SharePoint-Liste, eine Antwort aus einem Microsoft Forms Formular oder eine neue Mail sein. Diese Ereignisse führen dann dazu, dass ein Trigger gestartet wird. 

Können Trigger unbergenzt ausgeführt werden?

Wenn du bereit bist, etwas mehr Geld an Microsoft zu überweisen, dann gibt es praktisch keine Grenzen. Hast du eine der kleineren Office 365 Lizenzen, dann sieht es schon etwas anders aus. Denn in den kleinen Lizenzen sind Grenzwerte durchaus definiert. Diese Werte kannst du hier der Power Automate Website entnehmen. Es bedeutet aber nicht, dass ab einer bestimmten Anzahl von ausgeführten Triggern dein Flow nicht mehr funktioniert. Du musst ab einer bestimmten Anzahl eine höhere Lizenz erwerben und gleichzeitig mehr Geld überweisen. Hierfür gibt es aber eine recht einfache Möglichkeit, die Anzahl der Trigger mit Bedingungen zu begrenzen.

Wie kann ich die Anzahl der Triggerausführungen begrenzen?

Hierfür gibt es die sogenannten  Triggerbedingungen.

Hiermit kannst du die Ausführung eines Triggers auf bestimmte Fälle einschränken. Vielleicht hilft es dir mit einem Beispiel es besser zu verstehen.

Du möchtest einen Flow erstellen, der eine Benachrichtigung per E-Mail versendet, wenn der Status auf “Erledigt” geändert wurde.  

Wenn du jetzt einen Flow mit dem Trigger “Wenn eine Element erstellt oder geändert wird” erstellst, dann wird dieser bei jeder Änderung gestartet. Auch wenn vielleicht nur  der Name eines Ansprechpartners oder eine andere, nicht relevante Information geändert wird. 

Dies ist grundsätzlich nicht wirklich schlimm. Denn du kannst mit einer Bedingung schnell den Status prüfen und den Flow stoppen. Das Problem dabei ist, dass es hiermit eine Ausführung war. Diese wird mitgezählt und führt dich etwas näher an den monatlichen Grenzwert in Power Automate. Hast du diesen Grenzwert überschritten, wird der Spaß einfach etwas teurer. Deswegen macht es großen Sinn, mit den Triggern sparsam umzugehen. 

Wie erstelle ich eine Triggerbedingung?

Es ist ganz einfach. Du missbrauchst hierbei eine andere Aktion für diesen Zweck. Damit kannst du dir die benötigte Triggerbedingung ganz einfach zusammenklicken, kopieren und dann an der passenden Stelle im Trigger wieder einfügen. Es handelt sich hierbei um die Aktion “Array filtern“.

				
					@equals(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Erledigt')
				
			

Du musst in der Bedingung etwas prüfen und das Ergebnis muss dabei ein “true” zurückgeben. Wir prüfen mit der oberen Funktion, ob der Status gleich “Erledigt” ist. Wenn das so ist, dann wird der Trigger ausgeführt und der Flow gestartet. Es doch eigentlich ganz einfach, oder?

Wo muss ich die Triggerbedingung hinzufügen?

Hier musst du in die Einstellungen des Triggers. Mit einem Klick auf die drei Punkte oben rechts in der ersten Aktion des Flows, gelangst du in die Einstellung des Triggers. Hier musst du ganz nach unten scrollen und findest dort den Bereich “Triggerbedingungen. Nach einem Klick auf das “+” Icon öffnet sich ein Eingabefeld. Dort fügst du die gerade erstellte Triggerbedingungen mit einem führenden “@” ein. 

Jetzt musst du nur noch den Flow ausführlich testen und langfristig Geld sparen.

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WElche Triggerbedingungen gibt es?

				
					@equals(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Erledigt')
				
			

Wenn die Spalte “Status” gleich “Erledigt” ist.

				
					@contains(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Erledigt')
				
			

Wenn die Spalte “Status” den Text “Erledigt” an irgendeiner Stelle enthält. 

				
					@greater(triggerOutputs()?['body/Status'], '1')
				
			

Wenn der Wert in der Spalte “Status” größer als “1” ist.

				
					@less(triggerOutputs()?['body/Status'], '1')
				
			

Wenn der Wert in der Spalte “Status” kleiner als “1” ist.

				
					@startsWith(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Erledigt')
				
			

Wenn der Wert in der Spalte “Status” mit “Erledigt” beginnt.

				
					@endswith(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Erledigt')
				
			

Wenn der Wert in der Spalte “Status” mit “Erledigt” endet.

Wie kann ich Bedingungen verneinen?

				
					@not(endswith(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Erledigt'))
				
			

Natürlich kannst du mit der Funktion not() immer die Bedingung verneinen. In diesem Beispiel bedeutet es, dass der Inhalt der Spalte “Status” nicht mit “Erledigt” enden darf. Nur dann wird ein “true” geliefert. Dies funktioniert mit jeder der oben genannten Funktionen.