Es gibt nichts, dass sich nicht im Business digital realisieren lässt. Es gibt leider aber immer sehr viele Gründe, es nicht zu tun. Es ist angeblich immer zu aufwändig oder gerne auch zu teuer. Selbstverständlich braucht man für alles gleich ein großes Team. Doch das gute Personal lässt sich nicht so einfach finden. Das sind nur ein paar wenige Gründe.
Ein häufig gern genommener Grund ist, dass man dann neue Software anschaffen und das gesamte Team schulen müsste. Genau hier lässt sich ganz einfach eine Lösung finden. Denn für die Lösung wir häufig schon Geld bezahlt und die Lizenzen wurden schon längst eingekauft. Die Lösung heißt Microsoft Office 365.
In diesem Paket sind Standard-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie die Power Plattform inkl. Power Automate bereits enthalten. Damit lassen sich fast alle Prozesse im Unternehmen mit wenigen Handgriffen automatisieren.
In diesem Podcast liefere ich dir fast in jeder Folge eine praktische Lösung für ein Problem aus deinem Business. Wenn nicht im Podcast, dann findest du auf meinem YouTube-Kanal bestimmt eine Lösung. Wenn auch hier nichts dabei sein sollte, dann schick mir eine Mail oder ruf mich ganz einfach an.
Es ist einfach und schneller, ein Forms Formular zu erstellen als ein ausfüllbares PDF-Dokument
In dieser Folge geht es um die Möglichkeiten, ein ausfüllbares Formular zu erstellen und zu verteilen. Ein Teilnehmer im Seminar hatte die Frage gestellt, ob man dazu einen Adobe Reader verwenden kann. Die Antwort lautet NEIN. Um ein ausfüllbares PDF-Dokument zu erstellen, wird der Adobe Acrobat benötigt. Mit diesem Tool kann man entweder auf einer Vorlage ein ausfüllbares PDF-Dokument erstellen oder von Grund auf ein neues Formular erstellen. Es ist wichtig daran zu denken, eine “Senden” Schaltfläche hinzuzufügen und zu konfigurieren, damit die ausgefüllten Formulare an den richtigen Empfänger geschickt werden können.
Eine Alternative zu Adobe Acrobat ist Microsoft Forms. Dieses Tool ist einfach und schnell zu verwenden. Es ist möglich, einen Hyperlink oder QR-Code zu generieren, um das Formular zu verteilen. Auch ein Einbettungscode für eine Website kann mit einem Klick erstellt werden. Das Formular wird ganz gewohnt im Browser ausgefüllt und abgeschickt. Die Rückläufer können direkt in Microsoft Forms ausgewertet oder in Excel exportiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Flow in Power Automate zu erstellen, um die Informationen weiter zu verarbeiten.
Obwohl Adobe Acrobat sehr mächtig ist und viele Möglichkeiten bietet, ist es für den einfachen Empfang von Daten von Mitarbeitern oder Kunden oft zu umfangreich. Microsoft Forms ist eine einfachere und schnellere Alternative. Höre dir die Folge an, um mehr Details zu erfahren und die beste Lösung für deine Bedürfnisse zu finden.
Wieso dieser Podcast?
Zitat: Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat´s gemacht.
Dieses Zitat trifft auch auf die Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen zu!
Du kennst vielleicht eine der folgenden Aussagen:
- Das lässt sich bei uns nicht digitalisieren
- Das kann man nicht automatisieren
- Unsere Aufgaben kann keine KI dieser Welt erledigen
Und doch passiert es dann doch ganz oft. Es wird einfach gemacht und es funktioniert dann doch irgendwie. Dies machen häufig branchenfremde Menschen. Denn diese Menschen sind nicht betriebsblind und kennen nicht die ungeschriebenen Gesetzte einer Branche. Genau diese Menschen wissen nicht, dass Sie es so nicht machen dürfen. Am Ende lässt sich dann doch mehr als gedacht automatisieren und die KI ist auch schon sehr viel weiter als gedacht.
Diese Beispiele versuche ich zu finden und hier im Podcast darüber zu berichten. Aber gleichzeitig werde ich dir Tipps zum Thema digitalisieren und automatisieren liefern. Einfach, damit ein gesunder Mix entsteht. Bei den Tipps wird der Schwerpunkt auf Microsoft Office 365 liegen.
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